نرم افزار اتوماسیون اداری تحت وب مجتمع فناوری اطلاعات پارس مایان پرداز (Smart Office) ابزاریست قدرتمند جهت مدیریت روند مکاتبات سازمانی و گردش امور اداری به نحوی که تمامی فعالیتها نظیر بررسی کارتابل ، ارسال نامه داخلی ، فرم های سازمانی ، درخواستها و اقدامات مربوط به صورت الکترونیک و در قالب چارت سازمانی واحدهای کاری و سطوح امنیتی تعیین شده با قابلیت دسترسی در محیط اینترنت در هر زمان و مکان قابل ثبت ، برررسی و پیگیری می باشد.
برخی از مزایای پیاده سازی نرم افزار اتوماسیون اداری مجتمع فناوری اطلاعات پارس مایان پرداز (Smart Office) به شرح زیر است.
- به حداقل رساندن چرخه مستندات کاغذی در داخل و خارج از سازمان
- سهولت ، امنیت و دقت در مدیریت بر مستندات و مکاتبات سازمانی
- ارتباط با مخاطبین سازمانها از طریق پرتال سازمانی در گستره جهانی اینترنت
- سهولت در تهیه گزارشات از گردش عملیات و مکاتبات سازمانی
- تعیین کنترلهای امنیتی بر مستندات و مکاتبات سازمانی بر اساس ساختار سازمانی
- مدیریت فرم ساز پویا با قابلیت تعیین گردش کاری فرم در سازمان
- سیستم دبیرخانه نامه های وارده و صادره
- امکان تعریف چارت سازمانی ، واحد های سازمانی و پست های سازمانی
- قابلیت پیگیری نامه ها و نمایش تاریخچه گردش نامه
- مدیریت الگوریتم شمارنده فرمها جهت تعیین شماره متغییر فرم توسط سیستم
- مدیریت جداول و مقدار دهی جداول اطلاعاتی قابل استفاده در فرمها
- مدیریت کارتابل الکترونیک شخصی کاربران و نظارت مدیر ما فوق
- امکان ضمیمه انواع فایل به نامه ها و فعالیتهای در گردش
- تابلو اعلانات با امکان ثبت اعلامیه در تابلو اعلانات طی گردش کاری تعیین تعریف شده توسط مدیر سیستم
- امکان آرشیو و بایگانی عمومی و شخصی نامه ها
- امکان استفاده از قلم نوري به منظور هامش گذاري بر روي متون نامه هاي وارده در هنگام ارجاع کار
- گزارشات مختلف از نامه ها، گردش مکاتبات، کارتابل، بايگاني، ساختار سازماني، دبيرخانه و دسترسي هاي تعريف شده در سيستم
- امکان ثبت و گزارش گيري از کليه رويدادهاي سيستم (Logging)
Work flow Management
مدیریت گردش كار ، هسته مركزی سیستم اتوماسیون می باشد و وظیفه طراحی و اجرای گردش كارها را بعهده دارد. در سیستم اتوماسیون (Smart Office) این امکان به صورت کاملا پویا (Dynamic) پیش بینی شده است.
مدیر سیستم قادر است تا کلیه فعالیتها و گردش مکاتبات سازمانی را طراحی و ایجاد نموده تا روند گردش نامه ها ، وظایف کاری و مستندات در کارتابل کاربران برای هر فعالیت مشخص شده و کلیه اقدامات مربوط کارها و نامه های در دست اقدام ، ارجاع شده و در حال پیگیری جهت انجام مراحل بعدی قابل انجام باشد.
برخی سازمان ها با توجه به طیف متنوع مخاطب و اطلاعات، نیاز به مجموعه ای از پورتال های یكپارچه دارند. یك پورتال سازمانی علاوه بر دارا بودن امكان دسترسی به كلیه منابع اطلاعاتی سازمان و ارائه آنها در یك ساختار یكپارچه، قابلیت دریافت درخواست ها و نظرات مخاطبین و همچنین روند گردش آن در داخل سازمان را نیز مهیا می سازد .
پورتال سازمانی (Smart Office) به عنوان یك زیرساخت جامع و توانمند، بستر مناسبی برای ارتباط با مخاطبین سازمانی شما را در گستره اینترنت فراهم می آورد. این سیستم با ارائه پایگاه های اطلاعاتی مشترك و همچنین امكان تعریف ارتباطات داخل سازمانی بین سطوح مختلف بانك های اطلاعاتی، تحولات گسترده ای را در جهت مدیریت یكپارچه و به اشتراك گذاری اطلاعات برای سازمان و مخاطبین آن ایجاد می نماید.
زیر سیستم منشی پیام کوتاه با استفاده از تکنولوژی های مخابراتی این امکان را به شما می دهد تا نامه ها و فعالیتهای سازمانی که در گردش کاری نقش حیاتی دارند را به صورت متمایز و همچون یک منشی در همان لحظه وقوع از طریق پیام کوتاه بر روی تلفن همراه کاربر اطلاع رسانی نماید.
مدیران و کاربرانی که به دلیل گستردگی جغرافیایی حوزه کاری و یا مشغله کاری قادر به بررسی مداوم کارتابل خود نمی باشند با استفاده از این امکان به سهولت و در اسرع وقت از رویدادها و نامه های حیاتی ارجاع شده به کارتابلشان مطلع می گردند.
پياده سازي مطلوب و بهره برداري سريع از سيستم در سازمان مشتري مستلزم داشتن مهارت، تخصص و تجربه است. در این راستا پياده سازي نرم افزار اتوماسيون اداري (Smart Office) نسخه سازمانی در قالب خدمات استقرار در اختيار مشتريان قرار مي گیرد تا فرآيند شناخت روند جاری و معماري گردش الكترونيكي مكاتبات در وضعيت موجود استخراج شده، سپس با توجه به اطلاعات کسب شده از مشتري در زمينه تامين نيازهاي وي، تلاش مي گردد و مدل مناسبي براي سازماندهي رويه هاي ثبت و گردش اطلاعات پيشنهاد گردیده و آموزش هاي لازم به كاربران سيستم ارائه می شود تا كسب اطمينان كامل از بهره برداري صحيح، گام به گام در كنار كاربران و مديران سازمان مشتري حاصل شود
دیگر اقدامات شرکت در جهت افزایش سطح کیفیت خدمات و رضایت مشتریان :
- ارائه سه ماه پشتیبانی رایگان و گارانتی نرم افزار
- ارائه ورژن های جدید نرم افزار به صورت رایگان
- استفاده از تکنولوژی پشتیبانی آنلاین برای ارائه خدمات در لحظه به مشتریان
- آموزش حرفه ای تیم راهبری نرم افزار